Thu thập bằng chứng kiểm toán

Các phương pháp kỹ thuật thường được vận dụng trong kiểm toán BCTC bao gồm: Kiểm tra, quan sát, điều tra, xác nhận, tính toán và quy trình phân tích.

1. Kiểm tra

Kiểm tra:Là việc soát xét chứng từ, sổ kế toán, BCTC và các tài liệu, số liệu có liên quan hoặc việc kiểm tra các tài sản hữu hình.

Kiểm tra theo khía cạnh thứ nhất, là quá trình xem xét, đối chiếu các chứng từ, sổ kế toán có liên quan sẵn có trong đơn vị. Phương pháp này được áp dụng đối với: Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, xuất kho, sổ kế toán, BCTC... Phương pháp này thường được tiến hành theo hai cách:

Thứ nhất,từ một kết luận có trước, KTV thu thập tài liệu làm cơ sở cho kết luận cần khẳng định. Ví dụ: KTV kiểm tra các tài liệu, hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu tài sản.

Thứ hai,kiểm tra các tài liệu của một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi vào sổ sách. Quá trình này có thể tiến hành theo hai hướng:

- Từ chứng từ gốc phản ánh vào sổ kế toán: khi muốn chứng minh rằng nghiệp vụ phát sinh đã được ghi sổ đầy đủ;

- Từ sổ kế toán kiểm tra ngược về chứng từ gốc: khi muốn thu thập bằng chứng về tính có thật của các nghiệp vụ được ghi sổ.

Kỹ thuật kiểm tra tài liệu tương đối thuận tiện do tài liệu thường là có sẵn, do vậy chi phí để thu thập bằng chứng cũng thấp hơn các kỹ thuật khác. Tuy nhiên, kiểm tra tài liệu cũng có những hạn chế nhất định. Việc kiểm tra cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao hay thấp tuỳ thuộc vào nội dung, nguồn gốc của các bằng chứng và tuỳ thuộc vào hiệu quả của Hệ thống KSNB đối với qui trình xử lý tài liệu đó. Giá trị của bằng chứng kiểm toán thường được đánh giá giảm dần theo “độ dốc” về tính khách quan của nguồn thu thập bằng chứng. Trong trường hợp bằng chứng do doanh nghiệp cung cấp, các tài liệu này có thể đã bị sửa chữa, giả mạo làm mất tính khách quan nên cần có sự kiểm tra, xác minh bằng các phương pháp kỹ thuật khác.

Kiểm tra, theo khía cạnh thứ hai, được hiểu dưới góc độ “kiểm tra vật chất” các loại tài sản của doanh nghiệp. Kiểm tra vật chất do vậy thường được áp dụng đối với tài sản có hình thái vật chất cụ thể như hàng tồn kho, TSCĐ, tiền mặt...

Việc kiểm tra tài sản hữu hình cung cấp bằng chứng tin cậy về tính hiện hữu của tài sản, nhưng không hẳn là bằng chứng đủ tin cậy về quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó.

Kiểm tra vật chất đối với tài sản có hình thái vật chất do đó cần đi kèm với bằng chứng khác để chứng minh quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó.

2. Quan sát

Quan sát:là việc theo dõi một hiện tượng, một chu trình hoặc một thủ tục do người khác thực hiện (Ví dụ: KTV quan sát việc kiểm kê thực tế, quan sát các thủ tục kiểm soát do đơn vị tiến hành như hàng nhập kho; KTV có thể đi thị sát hiện trường đang hoạt động của đơn vị được kiểm toán để có ấn tượng chung về máy móc thiết bị của đơn vị, quan sát mức độ cũ, mới cũng như sự vận hành của máy móc, quan sát các thủ tục kiểm soát do cá nhân thực hiện nhiệm vụ để đánh giá về thực tế hoạt động của đơn vị...).

Kỹ thuật quan sát rất hữu ích trong nhiều phần hành của cuộc kiểm toán và bằng chứng thu được rất đáng tin cậy.

Tuy nhiên, bản thân bằng chứng thu được từ kỹ thuật quan sát chưa thể hiện tính đầy đủ nên cần đi kèm với kỹ thuật khác. Kỹ thuật này chỉ cung cấp bằng chứng về hương pháp thực thi công việc ở thời điểm quan sát, không chắc chắn có được thực hiện ở các thời điểm khác hay không.

3. Điều tra

Điều tra: là việc tìm kiếm thông tin từ những người có hiểu biết ở bên trong hoặc bên ngoài đơn vị. Điều tra được thực hiện bằng việc chính thức gửi văn bản, phỏng vấn hoặc trao đổi kết quả điều tra, sẽ cung cấp cho KTV những thông tin chưa có hoặc những thông tin bổ sung để củng cố các bằng chứng đã có.

Ví dụ: Phỏng vấn khách hàng về những thủ tục kiểm soát, hoặc hỏi nhân viên về iệc thực hiện các thủ tục này.

Việc thu thập bằng chứng qua điều tra thường gồm ba giai đoạn:

Lập kế hoạch phỏng vấn:KTV phải xác định được mục đích, đối tượng và nội dung cần phỏng vấn, thời gian, địa điểm phỏng vấn...

Thực hiện phỏng vấn:KTV giới thiệu lý do cuộc phỏng vấn, trao đổi về những nội dung cần phỏng vấn đã xác định và ghi chép lại kết quả phỏng vấn và yêu cầu người được phỏng vấn ký xác nhận về các nội dung được phỏng vấn.

Kết thúc phỏng vấn:KTV cần đưa ra kết luận trên cơ sở thông tin đã thu thập được. Tuy nhiên, KTV cũng cần lưu ý đến tính khách quan và sự hiểu biết của người được phỏng vấn để có kết luận xác đáng về bằng chứng thu thập được.

Ưu điểm của kỹ thuật phỏng vấn sẽ giúp KTV thu thập được những bằng chứng mới, hoặc giúp thu thập những thông tin phản hồi để củng cố ý kiến của KTV. Tuy nhiên, nhược điểm của kỹ thuật này là độ tin cậy của bằng chứng không cao do đối tượng được phỏng vấn chủ yếu là người trong đơn vị được kiểm toán nên thiếu tính khách quan; chất lượng của bằng chứng cũng phụ thuộc vào trình độ, sự hiểu biết và tính độc lập, khách quan của người được hỏi.

4. Xác nhận

Xác nhận:Là sự trả lời cho một yêu cầu cung cấp thông tin nhằm xác minh lại những thông tin đã có trong các tài liệu kế toán.

Khi khoản phải thu được xác định là trọng yếu trong BCTC và có khả năng khách nợ sẽ phúc đáp thư yêu cầu xác nhận các khoản nợ thì KTV phải lập kế hoạch yêu cầu khách nợ xác nhận trực tiếp các khoản phải thu hoặc các số liệu tạo thành số dư của khoản phải thu.

Sự xác nhận trực tiếp sẽ cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy về sự hiện hữu của các khoản phải thu và tính chính xác của các số dư. Tuy nhiên, sự xác nhận này thông thường chưa cung cấp đầy đủ bằng chứng về khả năng thu hồi các khoản phải thu hoặc còn các khoản phải thu khác không được hạch toán.

Thư yêu cầu xác nhận nợ phải thu do KTV gửi, trong đó nói rõ sự uỷ quyền của đơn vị được kiểm toán và cho phép khách nợ trực tiếp cung cấp thông tin cho KTV.

Thư yêu cầu xác nhận nợ phải thu (có thể gồm cả xác nhận nợ phải trả) của KTV có 2 dạng:

- Dạng A: Ghi rõ số Nợ phải thu và yêu cầu khách nợ xác nhận là đúng hoặc bằng bao nhiêu;

- Dạng B: Không ghi rõ số Nợ phải thu mà yêu cầu khách nợ ghi rõ số Nợ phải thu hoặc có ý kiến khác.

Xác nhận dạng A cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy hơn là xác nhận dạng B. Việc lựa chọn dạng yêu cầu xác nhận nào phụ thuộc vào từng trường hợp và sự đánh giá về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát của KTV. Xác nhận Dạng A thích hợp hơn khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao. KTV có thể thực hiện kết hợp cả hai dạng xác nhận trên.

KTV phải thực hiện các thủ tục thay thế hoặc phải tiếp tục điều tra, phỏng vấn khi:

- Không nhận được thư phúc đáp;

- Thư phúc đáp xác nhận số nợ khác với số dư của đơn vị được kiểm toán;

- Thư phúc đáp có ý kiến khác.

Sau khi thực hiện các thủ tục thay thế hoặc tiếp tục điều tra, phỏng vấn, nếu vẫn không có đủ bằng chứng tin cậy hoặc không thể thực hiện được thủ tục thay thế, thì sự khác biệt được coi là sai sót. Ví dụ: Thực hiện thủ tục thay thế như kiểm tra hóa đơn bán hàng và các phiếu thu tiền của khoản nợ phải thu không nhận được thư phúc đáp.

Trên thực tế, khi rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp, KTV có thể yêu cầu xác nhận số dư các khoản nợ phải thu tại một thời điểm khác với ngày kết thúc năm tài chính. Ví dụ: Nếu KTV phải hoàn thành công việc kiểm toán trong một thời hạn rất ngắn sau ngày kết thúc niên độ thì KTV phải kiểm tra các nghiệp vụ xảy ra giữa thời điểm số dư phải thu được xác nhận và ngày kết thúc năm tài chính.

Trường hợp Giám đốc đơn vị được kiểm toán yêu cầu KTV không gửi thư yêu cầu xác nhận đến một số khách nợ thì KTV phải xem xét yêu cầu này có chính đáng hay không. Trước khi chấp thuận yêu cầu này, KTV phải xem xét những bằng chứng chứng minh cho giải thích của Giám đốc. Trường hợp này, KTV phải áp dụng các thủ tục thay thế đối với số dư của những khoản phải thu không được gửi thư xác nhận.

Các loại thông tin thường cần phải xác nhận bao gồm: Tài sản; Tiền gửi ngân hàng; Khoản phải thu; Hàng gửi đi bán; Khoản phải trả; Cổ phiếu đang lưu hành...

5. Tính toán

Tính toán:Là việc kiểm tra tính chính xác về mặt toán học của số liệu trên chứng từ, sổ kế toán, BCTC và các tài liệu liên quan khác hay việc thực hiện các tính toán độc lập của KTV.

Ví dụ, KTV xem xét tính chính xác (bằng cách tính lại) các Hóa đơn, Phiếu Nhập, Xuất kho; số liệu hàng tồn kho; tính lại chi phí khấu hao; giá thành; các khoản dự phòng; thuế; số tổng cộng trên sổ chi tiết và Sổ Cái...

Kỹ thuật tính toán này chỉ quan tâm đến tính chính xác thuần tuý về mặt số học, không chú ý đến sự phù hợp của phương pháp tính được sử dụng. Do đó kỹ thuật này thường được sử dụng cùng với các kỹ thuật khác như kiểm tra tài liệu, kiểm tra vật chất, quy trình phân tích... trong quá trình thu thập bằng chứng.

Ưu điểm của kỹ thuật này là cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao, xét về mặt số học. Tuy nhiên, nhược điểm của kỹ thuật này là việc tính toán đôi khi khá phức tạp, tốn thời gian đặc biệt khi đơn vị được kiểm toán có qui mô lớn, loại hình kinh doanh đa dạng, luồng tiền vào, ra lớn...

3.6. Quy trình phân tích

Quy trình phân tích:Là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng, biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch so với giá trị đã dự kiến.

Quy trình phân tích bao gồm việc so sánh các thông tin tài chính, như:

- So sánh thông tin tương ứng trong kỳ này với các kỳ trước;

- So sánh giữa thực tế với kế hoạch của đơn vị;

- So sánh giữa thực tế với ước tính của KTV;

- So sánh giữa thực tế của đơn vị với các đơn vị trong cùng ngành, cùng quy mô hoạt động, hoặc với số liệu thống kê, định mức cùng ngành (Ví dụ: Tỷ suất đầu tư, tỷ lệ lãi gộp...).

Quy trình phân tích cũng bao gồm việc xem xét các mối quan hệ giữa các thông tin tài chính và các thông tin phi tài chính.

Khi thực hiện quy trình phân tích, KTV được phép sử dụng nhiều phương pháp khác nhau từ việc so sánh đơn giản đến những phân tích phức tạp đòi hỏi phải sử dụng các kỹ thuật thống kê tiên tiến. Việc lựa chọn quy trình phân tích, phương pháp và mức độ áp dụng tuỳ thuộc vào sự xét đoán chuyên môn của KTV.

- Quy trình phân tích áp dụng khi lập kế hoạch kiểm toán;

- Quy trình phân tích trong thử nghiệm cơ bản;

- Quy trình phân tích áp dụng trong giai đoạn soát xét tổng thể cuộc kiểm toán.

====================